En medarbeidersamtale er en samtale hvor leder og medarbeider snakker om forhold som berører egen arbeidssituasjon. Samtalen er også et verktøy for å diskutere mål og utvikling for medarbeideren og avdelingen.

Hensikten med en medarbeidersamtale er at begge parter får muligheten til å komme med tilbakemelding og å:

  1. Avklare gjensidige forventninger til arbeidsforhold, mål og resultater.
  2. Utvikle tillit og åpenhet for å bedre kommunikasjon mellom leder og medarbeider.
  3. Planlegge og veilede medarbeiderens faglige og karrieremessige utvikling.

Planlegging og forberedelser før samtalen

  • Medarbeideren skal få innkallelse og samtaleskjema fra leder minimum én uke før samtalen skal finne sted.
  • Lederen setter av god tid til gjennomføringen (minimum 1 time).
  • Gjennomføring av samtalen bør gjøres på en nøytral plass og uten forstyrrelser av telefoner eller andre personer
  • En god forberedelse gir en god samtale.
  • Både leder og medarbeider skal på forhånd gå gjennom forrige mål- og utviklingsplan.
  • I tillegg skal begge på forhånd gå gjennom årets skjema for medarbeidersamtale før møtet.

Samtalen

Samtalen er delt inn i 3 deler;

  • Gjennomgang av fjorårets mål- og utviklingsplan.
  • Situasjonen i dag
  • Mål- og utviklingsplan for neste år

Samtalen skal være en vennlig, åpen og ærlig toveis dialog.

Både positiv og negativ tilbakemelding skal være konstruktiv og konkret, ikke generell. Dette gjøres best ved å gi eksempler.

Ved negative tilbakemeldinger skal dette gjelde forhold som man kan gjøre noe med.

Private ting skal ikke diskuteres i medarbeidersamtalen; i tillegg til lønn og betingelser.

Skriftlig konklusjon

  • Etter samtalen skal leder og medarbeider bli enige om medarbeiderens arbeidsmål og utviklingsmål.
  • Målene legges inn i mål- og utviklingsplan (del 3).
  • Arbeidsmål = arbeidsoppgaver som skal gjøres og som bidrar til forbedring i avdelingen eller selskapet.
  • Utviklingsmål = mål for utvikling av dine ferdigheter, kunnskap og holdninger
  • Leder og medarbeider fyller sammen ut mål og utviklingsplanen (del 3) sammen som signeres.
  • Leder lager en kopi av mål- og utviklingsplanen til seg selv og til medarbeideren og sender en kopi til HR-avdelingen for arkivering.

Oppfølging av medarbeidersamtalen

  • Alle ansatte skal ha medarbeidersamtale minimum én gang i året.
  • I tillegg skal man etter ca 6 måneder ha en oppfølgingssamtale hvor mål- og utviklingsplanen gjennomgås.